Así afecta GELIBO 26/27 a las bodegas de Castilla-La Mancha

Si tienes una bodega o cooperativa vitivinícola en Castilla-La Mancha, seguramente ya has oído hablar de GELIBO. Este nuevo sistema digital marca un paso importante en la gestión de los libros de bodega y en la trazabilidad del sector vitivinícola.

Aunque pueda parecer un cambio complejo, especialmente para aquellas bodegas que todavía trabajan con procesos poco digitalizados, GELIBO debe entenderse también como una oportunidad para mejorar la organización interna, reducir errores administrativos y avanzar hacia una gestión más ágil y conectada.

En este artículo te explicamos qué es GELIBO, a quién afecta, cuándo será obligatorio, qué información tendrás que registrar y cómo un software especializado como BACOSOFT puede ayudarte a cumplir con esta nueva obligación sin complicaciones. Además, si sigues leyendo, te dejamos el vídeo completo del WEBINAR de GELIBO de ISAGRI que realizamos con toda la información necesaria y cómo hacerlo paso a paso para que puedas descargarlo de forma completamente gratuita y aprender a hacerlo.

¿Qué es GELIBO?

GELIBO, Gestión Electrónica de Libros de Bodega, es el nuevo sistema electrónico implantado por la Junta de Castilla-La Mancha para el registro digital de los libros de bodega.

Su objetivo es modernizar la gestión vitivinícola, mejorar la trazabilidad y facilitar el envío de información a la administración de forma más automática, clara y segura.

En la práctica, GELIBO transforma el sistema actual de libros de bodega en una plataforma digital en la que se registran los movimientos relacionados con la uva, el vino, los productos vitivinícolas, las existencias y determinadas operaciones realizadas en bodega.

¿A quién afecta GELIBO?

GELIBO afecta a las bodegas y cooperativas de Castilla-La Mancha que actualmente ya tienen la obligación de llevar libros de bodega.

Es decir, no amplía el marco de operadores afectados, sino que digitaliza una obligación que ya existía. Las bodegas y cooperativas que registran actualmente sus movimientos vitivinícolas deberán adaptarse a este nuevo sistema electrónico.

Por tanto, si tu bodega elabora, almacena o gestiona productos vitivinícolas en Castilla-La Mancha y ya trabaja con libros de bodega, GELIBO será una normativa que tendrás que tener en cuenta.

¿Cuándo será obligatorio GELIBO?

Uno de los puntos más importantes es la entrada en vigor.

Actualmente, GELIBO se encuentra en fase voluntaria o de prueba. Esto significa que las bodegas que quieran anticiparse pueden empezar ya a trabajar con la plataforma y familiarizarse con el proceso antes de que sea obligatorio.

La fecha clave es el 1 de agosto de 2027. A partir de ese momento, todas las bodegas y cooperativas afectadas deberán realizar sus registros a través de GELIBO.

Sin embargo, hay un aspecto importante: si una bodega decide entrar en la fase voluntaria, solicita la autorización correspondiente y empieza a enviar información a GELIBO, ya no podrá volver al sistema anterior de libros. En ese caso, deberá cerrar los libros que esté utilizando actualmente y continuar trabajando en la nueva plataforma.

Por eso, aunque es recomendable prepararse con tiempo, conviene hacerlo con una estrategia clara y con el acompañamiento adecuado.

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Descubre cómo prepararte para el nuevo sistema electrónico de libros de bodega de Castilla-La Mancha, automatizar los registros y envíos desde una herramienta.  

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¿Qué ventajas tiene GELIBO para las bodegas?

Aunque todo cambio normativo puede generar dudas al principio, GELIBO también supone una oportunidad para simplificar procesos y avanzar hacia una gestión más eficiente.

Entre sus principales ventajas destacan:

• Mayor digitalización de los libros de bodega.
• Mejor trazabilidad de la uva, el vino y los movimientos internos.
• Menos duplicidad de datos.
• Reducción de errores administrativos.
• Mayor transparencia en la información enviada a la administración.
• Posibilidad de automatizar procesos desde un software de bodega.
• Menos carga manual en tareas repetitivas.
• Mayor control de existencias y movimientos.

La clave está en registrar correctamente la información en el día a día. Si los datos de entradas, salidas, movimientos internos y existencias se mantienen actualizados, el envío a GELIBO puede integrarse de forma mucho más sencilla dentro del flujo habitual de trabajo.

¿Qué información deben registrar las bodegas en GELIBO?

GELIBO no cambia radicalmente la información que las bodegas ya tienen que gestionar, pero sí modifica la forma en la que esa información se comunica y queda registrada.

Entre los principales datos que deben registrarse se encuentran:

Entradas de uva

Las entradas de uva deben incluir información como fecha, proveedor, variedad, cantidad, calificación, zona vitícola, grado alcohólico probable y datos de parcela cuando correspondan. En el caso de las parcelas, es importante indicar correctamente la provincia, municipio, polígono, parcela y subparcela. Además, el formato utilizado debe ser correcto, ya que errores en la forma de introducir estos datos pueden provocar rechazos en el envío.

Entradas de vino o productos vitivinícolas

También deben registrarse las entradas de vino comprado u otros productos vitivinícolas que formen parte de la actividad de la bodega.

Movimientos internos

Los movimientos dentro de la bodega siguen siendo una parte esencial del registro. Esto incluye operaciones como encubados, prensados, descubes, desliados, trasiegos, movimientos entre depósitos y otros procesos internos.

Existencias

Llevar las existencias al día será fundamental para poder comparar la información registrada con la realidad de la bodega y evitar descuadres.

Con un software especializado, esta consulta puede realizarse de forma mucho más rápida, filtrando las existencias por fecha, producto o libro correspondiente.

Salidas

Las salidas de vino o productos vitivinícolas también deben quedar reflejadas, ya sea por venta, traslado u otros movimientos de salida.

Embotellado y etiquetado

El embotellado también forma parte del proceso de trazabilidad. En este punto pueden registrarse datos como fecha, producto, lote, número de botellas, capacidad, marca comercial y características del vino.

Prácticas enológicas

En el webinar se aclaró que, en el caso de las prácticas enológicas, la acidificación sí debe registrarse. Esto incluye el uso de ácido tartárico, fumárico u otros ácidos. En cambio, el uso de sulfuroso no se considera obligatorio dentro de los libros según lo explicado en la sesión.

La importancia de los lotes en GELIBO

Uno de los temas que más dudas genera es la gestión de lotes.

Cuando se trabaja con un software como BACOSOFT, los lotes pueden generarse automáticamente a partir de datos como la variedad de uva, la figura de calidad, la añada u otros parámetros registrados en la entrada de uva.

Si la bodega quiere asignar un lote concreto, también puede hacerlo. En ese caso, el programa respetará el lote indicado.

En cambio, si se trabaja directamente en la plataforma GELIBO sin un software intermedio, será la propia bodega quien tenga que introducir manualmente los lotes que correspondan.

Esta gestión es clave para mantener una trazabilidad coherente desde la entrada de uva hasta el embotellado o la salida del producto.

¿Se pueden agrupar tickets de uva?

Otra duda habitual es si se pueden agrupar varios tickets de entrada de uva.

Según lo explicado en la sesión, se pueden agrupar tickets siempre que correspondan al mismo municipio y a la misma variedad. No se deben agrupar tickets de variedades distintas o de municipios diferentes.

Este punto es importante para evitar errores en los registros y asegurar que la información enviada a GELIBO sea coherente con la trazabilidad real de la bodega.

Suministrar y consolidar movimientos: cuál es la diferencia y el plazo para enviarlos.

En GELIBO hay dos conceptos importantes que conviene distinguir: suministrar y consolidar.

Suministrar un asiento significa enviar la información a GELIBO. Mientras un movimiento está suministrado pero no consolidado, todavía puede modificarse, siempre que se encuentre dentro del plazo correspondiente.

Consolidar un movimiento implica dejarlo registrado de forma definitiva. Una vez consolidado, modificarlo ya no es recomendable, porque equivale a haberlo pasado al libro de forma oficial.

Por eso, es importante establecer un buen protocolo de trabajo dentro de la bodega: registrar los movimientos, revisar la información, suministrar los asientos y consolidarlos cuando se tenga seguridad de que los datos son correctos.

Fuera del periodo de vendimia, el plazo general para suministrar un movimiento es de un mes desde la fecha en la que se realiza el movimiento anotable en libros. Por ejemplo, si una bodega realiza un movimiento el 1 de marzo, tendrá hasta el 1 de abril para suministrarlo.

Durante vendimia existe un periodo transitorio específico. En ese periodo será necesario suministrar los asientos, aunque la consolidación podrá depender de cada caso. Por ejemplo, si durante ese periodo se vende una partida de vino nuevo o de mosto, será necesario consolidar los movimientos para garantizar la trazabilidad de esa partida.

¿Qué problemas puede tener una bodega si gestiona GELIBO de forma manual?

Gestionar GELIBO sin una herramienta digital puede convertirse en una carga importante para el equipo de bodega.

Algunos de los problemas más habituales son:

• Duplicidad de tareas.
• Datos repartidos en distintos documentos.
• Riesgo de errores en formatos, fechas, parcelas o lotes.
• Dificultad para controlar existencias reales.
• Mayor tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Más riesgo de rechazos por información incompleta o incorrecta.
• Menos agilidad para responder a la administración.

En una bodega, cada movimiento cuenta. Entradas, depósitos, trasiegos, fermentaciones, embotellados, lotes, salidas y existencias forman parte de una cadena de información que debe mantenerse actualizada.

Si todo se gestiona manualmente, el riesgo de error aumenta. Y con GELIBO, esos errores pueden traducirse en rechazos, correcciones y más tiempo perdido.

Cómo ayuda BACOSOFT a cumplir con GELIBO

BACOSOFT permite integrar la gestión diaria de la bodega con el envío de información a GELIBO.

El funcionamiento es sencillo: la bodega registra sus movimientos habituales en el software, como entradas de uva, elaboraciones, trasiegos, embotellados o salidas. A partir de esa información, el programa genera los asientos correspondientes y permite suministrarlos a GELIBO.

Dentro de BACOSOFT, la gestión se organiza desde una pestaña específica de libros de bodega. Desde ahí se pueden generar asientos, revisar los movimientos pendientes, suministrarlos a GELIBO y consolidarlos cuando corresponda.

Además, si GELIBO detecta un error o falta algún dato obligatorio, devuelve un mensaje indicando el problema. Esto ayuda a corregir incidencias antes de que se conviertan en un problema mayor.

Entre las ventajas de trabajar GELIBO desde BACOSOFT destacan:

• Registro único de la información.
• Generación automática de asientos.
• Menos trabajo manual.
• Validación de datos antes del envío.
• Control de existencias por fecha.
• Gestión de lotes y trazabilidad.
• Seguimiento de movimientos suministrados y consolidados.
• Menor riesgo de errores administrativos.
• Mayor tranquilidad para el equipo de bodega.

Ejemplo práctico: de la entrada de uva al embotellado

Durante el webinar se mostró un ejemplo completo de cómo BACOSOFT puede suministrar información a GELIBO desde una elaboración.

El proceso incluía entradas de uva, encubado, prensado, descube, desliado, trasiego, embotellado y etiquetado.

A partir de esos movimientos, BACOSOFT generaba los asientos correspondientes, los suministraba a GELIBO y permitía consolidarlos. Después, en la plataforma oficial, podían consultarse los registros ya enviados en los libros correspondientes.

Este ejemplo demuestra que GELIBO no tiene por qué gestionarse como una tarea separada o duplicada. Si el software está bien configurado, la información que la bodega ya utiliza en su gestión diaria puede servir también para cumplir con la obligación normativa.

Consejos para preparar tu bodega antes de 2027

Aunque GELIBO será obligatorio a partir del 1 de agosto de 2027, no conviene esperar al último momento.

Estos son algunos pasos recomendables para prepararse con tiempo:

• Revisar cómo se están registrando actualmente los movimientos de bodega.
• Comprobar si los datos de parcelas, variedades, depósitos y productos están correctamente estructurados.
• Digitalizar procesos que todavía se gestionen en papel o Excel.
• Definir un protocolo interno de registro diario.
• Formar al equipo que trabajará con los libros de bodega.
• Valorar la entrada en fase voluntaria con acompañamiento técnico.
• Evitar dejar la adaptación para el inicio de la vendimia 2027.
• Contar con un software preparado para GELIBO.

Cuanto antes se empiece a preparar la información, más sencilla será la transición.

Una oportunidad para gestionar mejor la bodega

GELIBO supone un cambio importante para las bodegas y cooperativas de Castilla-La Mancha, pero también puede ser una oportunidad para ordenar procesos, reducir errores y avanzar hacia una gestión más digital.

La clave no está solo en cumplir con la administración, sino en aprovechar este cambio para tener una trazabilidad más clara, un control más preciso de existencias y una gestión diaria más eficiente.

Con herramientas como BACOSOFT, las bodegas pueden automatizar gran parte del proceso, reducir la carga administrativa y trabajar con más seguridad.

Prepararse con tiempo será fundamental. La fase voluntaria permite anticiparse, probar el sistema y resolver dudas antes de que llegue la obligatoriedad en 2027.

Preguntas frecuentes sobre GELIBO

¿GELIBO ya es obligatorio?

Actualmente GELIBO se encuentra en fase voluntaria. Será obligatorio a partir del 1 de agosto de 2027 para las bodegas y cooperativas afectadas en Castilla-La Mancha.

¿A quién afecta GELIBO?

Afecta a las bodegas y cooperativas de Castilla-La Mancha que actualmente ya tienen la obligación de llevar libros de bodega.

¿Puedo entrar ahora en la fase voluntaria?

Sí, las bodegas pueden solicitar la entrada en fase voluntaria. Eso sí, una vez se empieza a enviar información a GELIBO, no se puede volver al sistema anterior.

¿Qué tengo que registrar en GELIBO?

Se deben registrar entradas de uva, entradas de vino, movimientos internos, existencias, salidas, embotellados, etiquetados y determinadas prácticas enológicas, entre otros movimientos relacionados con los libros de bodega.

¿Puedo modificar un movimiento ya suministrado?

Sí, un movimiento suministrado puede modificarse si todavía no ha sido consolidado y se encuentra dentro del plazo correspondiente.

¿Qué ocurre cuando un movimiento se consolida?

Cuando un movimiento se consolida, queda registrado oficialmente. A partir de ese momento, modificarlo ya no es recomendable.

¿Qué plazo hay para suministrar los movimientos?

Fuera de vendimia, el plazo es de un mes desde la fecha del movimiento anotable en libros.

¿Es obligatorio usar un software para GELIBO?

No es obligatorio por ley, pero sí es muy recomendable. Un software especializado como BACOSOFT permite automatizar registros, reducir errores y facilitar el envío de información a GELIBO.

¿BACOSOFT está preparado para GELIBO?

Sí. BACOSOFT permite generar asientos, suministrarlos a GELIBO, recibir mensajes de error o validación y consolidar movimientos desde el propio software.

¿Qué pasa si falta algún dato obligatorio?

Si falta información obligatoria, GELIBO puede devolver un error. Por ejemplo, en determinados movimientos con mosto, la densidad es un dato obligatorio que debe indicarse correctamente.

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El resultado es claro: más tranquilidad para el equipo, menos burocracia y más tiempo para dedicarse a lo importante, que es hacer buen vino. Con un sistema digitalizado, las bodegas pueden tener la seguridad de que están cumpliendo con la normativa sin que eso suponga una carga excesiva.