Libros de bodega digitales: qué exige GELIBO y cómo adaptarse sin complicaciones

En una bodega, cada entrada de uva, trasiego, manipulación, embotellado o salida de vino genera información que debe quedar correctamente registrada. Si producción, almacén y administración utilizan documentos diferentes, mantener los libros actualizados exige transcribir datos y revisar diferencias.

Los libros de bodega digitales permiten organizar ese trabajo. En Castilla-La Mancha, GELIBO es el sistema oficial de gestión electrónica de libros de bodega. Aquí encontrarás a quién afecta, cuándo será obligatorio, qué debes registrar, cómo se diferencia de SILICIE e INFOVI y qué necesitas para preparar la conexión con tu gestión diaria.

¿Qué es GELIBO y a quién afecta?

GELIBO es la aplicación de la Consejería de Agricultura, Ganadería y Desarrollo Rural para llevar los registros vitivinícolas de las instalaciones ubicadas en Castilla-La Mancha. Admite anotación directa en la plataforma y comunicación mediante una API desde aplicaciones compatibles.

La Orden 50/2026, de 7 de abril, establece su uso obligatorio desde el 1 de agosto de 2027. Hasta el 31 de julio de 2027 puedes optar por el régimen anterior o por GELIBO, conforme al procedimiento previsto.

Afecta a productores, elaboradores, embotelladores, transformadores, comerciantes y almacenistas obligados a llevar registros. No es una obligación general para todas las bodegas de España: importan la ubicación, la actividad y las exenciones aplicables. La incorporación voluntaria requiere presentar la comunicación del anexo IV y cerrar los libros anteriores. La elección comprende todos los libros de la instalación; una vez iniciada la llevanza en GELIBO, no puedes volver al sistema anterior.

Qué libros y registros hay que llevar al día

GELIBO contempla doce libros, numerados del 0 al 11, además del registro de recipientes. Cada libro de registro de bodega depende de los productos y operaciones de tu instalación concreta.

• Libro 0: entradas y salidas de uva.
• Libro 1: movimientos de vinos sin DOP ni IGP.
• Libro 2: movimientos de vinos varietales sin DOP ni IGP.
• Libro 3: movimientos de vinos con IGP.
• Libro 4: movimientos de vinos con DOP.
• Libro 5: movimientos de vinos embotellados y etiquetados de otras IGP/DOP.
• Libro 6: embotellado-etiquetado de vinos sin DOP ni IGP.
• Libro 7: embotellado-etiquetado de vinos varietales sin DOP ni IGP.
• Libro 8: embotellado-etiquetado de vinos con IGP.
• Libro 9: embotellado-etiquetado de vinos con DOP.
• Libro 10: manipulaciones registrables.
• Libro 11: productos para manipulaciones.

El registro de recipientes identifica los depósitos y demás recipientes de almacenamiento. Su identificación y volumen nominal deben corresponder con los de la instalación. La documentación oficial de GELIBO explica su alta y utilización.

Antes de registrar, revisa partidas, variedades, calificaciones, depósitos y productos enológicos. Por ejemplo, una partida destinada a DOP debe conservar su identificación en los movimientos posteriores; una pérdida de esa clasificación también debe reflejarse. Un dato maestro incorrecto puede trasladarse a varios asientos.

Diferencia entre GELIBO, SILICIE y las declaraciones obligatorias

GELIBO, SILICIE e INFOVI atienden obligaciones diferentes. Compartir información de origen no significa que presentar datos en uno de ellos cumpla automáticamente los demás.

El Real Decreto 739/2015 diferencia calendarios de INFOVI: almacenistas y productores con producción media igual o superior a 1.000 hl declaran mensualmente; los productores por debajo de ese umbral, en diciembre y agosto, salvo exenciones. No todas las declaraciones son mensuales.

Consulta en la Agencia Tributaria el régimen de SILICIE que te corresponda. También puedes ampliar esta información con nuestro artículo sobre los errores más frecuentes de SILICIE en bodegas y cómo evitarlos.

Cómo se registran entradas, salidas, manipulaciones y existencias

El registro debe permitir seguir el producto y justificar cada operación. Organiza el trabajo en cuatro pasos:

1. Entradas de uva o vino. Documenta fecha, producto, cantidad, procedencia, partida, clasificación y justificantes. Identifica los recipientes cuando corresponda.
2. Movimientos y manipulaciones. Mantén el vínculo entre origen y destino, cantidades y operación realizada. Registra las prácticas enológicas exigibles y los productos utilizados cuando proceda.
3. Embotellados y salidas. Relaciona el lote con el vino de origen, los recipientes llenados y su contenido. Documenta las expediciones y sus justificantes.
4. Existencias. Contrasta el balance con el aforo físico por partida y recipiente. Justifica diferencias y aplica el procedimiento de cierre correspondiente.

Ejemplo ilustrativo: recibes uva Airén de una explotación identificada, registras su entrada y vinculas su elaboración al depósito de destino. Después documentas las manipulaciones y trasiegos, mantienes la clasificación correspondiente y enlazas el embotellado con el lote obtenido. La salida comercial debe permitir reconstruir ese recorrido.

La Orden contempla un máximo general de un mes, contado desde el día siguiente al hecho anotable, si dispones de los documentos justificativos previstos. Sin ellos, se aplican los plazos del artículo 20 del Reglamento de Ejecución (UE) 2018/274. No existe un mes incondicional para cualquier operación.

Comprueba también el resultado del envío: la documentación oficial distingue anotación, registro y consolidación. Un asiento registrado no implica que haya superado las validaciones; revisa errores y los plazos de consolidación, incluidas las particularidades de campaña.

Qué pasa si los libros no cuadran en una inspección

Una discrepancia no implica necesariamente una sanción automática. Puede requerir comprobaciones, justificación documental o correcciones; sus consecuencias dependen del incumplimiento y de la normativa aplicable.

Revisa diferencias entre existencias físicas y registradas, cantidades o unidades incorrectas, movimientos duplicados, salidas omitidas y justificantes incompletos. Comprueba también depósitos mal identificados, partidas confundidas y diferencias entre libros y declaraciones.

Para prevenirlas, concilia existencias periódicamente, conserva justificantes vinculados a cada movimiento y comprueba la trazabilidad de las partidas. Revisa los envíos electrónicos y resuelve incidencias antes del cierre de campaña. La regularización no debe utilizarse para ocultar operaciones sin documentar.

Esta información ofrece orientación general sobre las obligaciones; no sustituye la revisión del caso concreto con la administración competente o tu asesoría.

Cómo conectar la gestión de la bodega con GELIBO

Una aplicación compatible puede aprovechar los movimientos diarios para preparar y comunicar los registros mediante la API de GELIBO. La conexión requiere correspondencia entre los datos de gestión y los exigidos por la plataforma.

Captura de los libros en BACOSOFT Lex

BACOSOFT Lex de ISAGRI centraliza trazabilidad, partidas, depósitos y existencias, y facilita generar libros y documentación administrativa desde los movimientos registrados. Permite que producción y administración trabajen sobre la misma información, reduciendo transcripciones.

Bacosoft LEX se conecta con GELIBO para generar los registros a partir de los movimientos que ya introduces en la gestión diaria de tu bodega. Así reduces la duplicación de datos y las transcripciones manuales.

Para poner en marcha la conexión, hay que habilitar el acceso a GELIBO, configurar los datos de la instalación y comprobar la correspondencia de productos, variedades, calificaciones y recipientes. Durante los primeros envíos, revisa los resultados y resuelve las incidencias que comunique la plataforma.

Puedes consultar nuestras soluciones de software para bodegas y conocer Isabodega para valorar el alcance de gestión que necesita tu instalación. La automatización facilita el trabajo, pero requiere datos correctos y supervisión de los registros.